Sommaire de la fonction
L?agent, l?agente aux revenus effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés à la perception des revenus de HEC Montréal. Cette personne prépare quotidiennement les dépôts pour les banques, classe et archive les différents documents de la section des revenus et participe aux activités de son secteur : entrée de données, perception des droits de scolarité, émission des reçus d?impôts.



Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Étudie et vérifie les données des différents rapports comptables relatifs aux comptes des différents fonds de HEC Montréal; identifie et corrige tout écart de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels des comptes; s?assure d?obtenir toute pièce justificative nécessaire.
Effectue la conciliation bancaire : étudie et vérifie les différents comptes de banque de HEC Montréal et, le cas échéant, corrige les écarts constatés. Prépare et effectue la saisie des entrées de journal relatives à certaines transactions bancaires.
Quotidiennement, récupère les fichiers relatifs aux dépôts effectués auprès des institutions financières sur les serveurs appropriés.
À l?aide du système de gestion intégré, participe aux écritures comptables de fins de mois.
Répond, par téléphone, par courriel ou en personne, aux demandes de renseignements relevant de son champ d?activité. Fournit des renseignements aux étudiants concernant leur fiche financière; le cas échéant, effectue les modifications nécessaires au dossier de l?étudiant.
À l?aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données de la fiche financière des étudiants (facturation, paiement, pénalités, mauvaises créances, remboursement, etc.)et effectue les entrées de journal appropriées.
Saisit les données relatives à l?encaissement des paiements des étudiants effectués au Registrariat ou reçus par courrier. S?assure de l?encaissement des chèques postdatés aux dates requises.
Répond aux demandes étudiantes relatives aux reçus d?impôt pour l?année courante et les années antérieures ; lorsque requis, émet un duplicata.
Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal, prépare quotidiennement les dépôts pour les banques. À cet effet, effectue les entrées de journal relatives aux lots de dépôts à l?aide du système de gestion intégré, produit et vérifie les rapports appropriés.
Effectue les transactions de paiement par carte de crédit pour les activités de la Formation des cadres et des dirigeants, communique avec les participants pour tout problème rencontré et effectue la saisie dans le compte de l?organisme dans le système intégré de gestion.
Effectue les transactions de paiement par carte de crédit pour les services n?ayant pas de guichet de paiement.
S?assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes établis d?intégration; veille à la conformité et à la qualité des données.
Effectue les remboursements par carte de crédit et prépare les entrées de journal correspondantes.
Effectue le transfert du fichier à la banque afin de permettre l?émission de chèques de remboursement étudiant et/ou les remboursements pour la Formation des cadres et des dirigeants.
Assure le service au comptoir étudiant, effectue l?analyse du dossier financier étudiant afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées.
Effectue l?analyse des comptes transitoires de scolarité, identifie et corrige par entrée de journal les écarts de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels.
Classe et archive les différents documents de la section des revenus (dépôts, reçus, factures, etc.) dans le respect des procédures établies et tient à jour le registre s?y rapportant. Lorsque requis, achemine les copies de factures aux services demandeurs.
Participe aux activités de son secteur dans le respect des échéanciers fixés : entrée de données, émission de factures, perception des droits de scolarités, émission des reçus d?impôts, expédition d?états de compte, etc.
Prépare et tient à jour différentes listes et statistiques relatives à son champ d?activité (ex. : liste des dépôts, sommaire quotidien des encaissements, etc.) et les transmet aux personnes concernées.

Système de gestion intégré

Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégré relative à son champ d?activité (nouvelle fonctionnalité, correctif, nouvelle version) et documente les tests effectués dans les deux systèmes (GA et FN)
Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.


Profil recherché
Scolarité et expérience

Diplôme d?études collégiales en techniques administratives, option finance
Minimum de quatre années d?expérience de travail pertinente
L?absence d?un diplôme d?études collégiales pourrait être compensée par un diplôme d?études secondaires jumelé à un minimum de six à huit années d?expérience de travail très pertinentes.

Connaissances spécifiques à l?emploi

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d?usage courant
Aptitudes et qualités recherchées

Intérêt marqué pour l'apprentissage des nouvelles technologies
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
Capacité à travailler sous pression et en équipe
Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
Connaissance de l?usage de la dactylographie (rapidité et précision)
Respect des règles d?éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Atout

Connaissance du milieu universitaire
Si cet emploi vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae le plus tôt possible à rh.dotation@hec.ca ou par télécopie au 514 340-6780.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

HEC Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse. Les candidatures qui répondent aux exigences de l?emploi en termes de formation et d?expérience seront prioritairement évaluées.